A quoi cela sert-il d'anonymiser les données personnelles des DSN ?
Les motivations :
- Les informations présentes dans la DSN sont nombreuses et contiennent un grand nombre de données personnelles. Ces données sont confidentielles, l'employeur est responsable de leur conservation et doit être en mesure de garantir cette confidentialité. A ce titre, il doit prendre les mesures nécessaires et suffisantes pour assurer leur conservation, ne permettre leur accès qu'aux seules personnes autorisées et procéder à leur rectification en cas de nécessité.
- Il peut être utile, parfois nécessaire, de transmettre toute ou partie des informations présentes dans la DSN à des tiers ou à des organisations non destinataires de la DSN tout en respectant strictement ces critères de confidentialité. La plupart du temps, la connaissance des données personnelles n'est pas indispensable ni même utile. aux traitements effectués.
Les usages :
- Dans certaines situations particulières ou inhabituelles, le logiciel de paie peut produire une DSN comportant des anomalies. Il peut être utile, dans un tel cas, de transmettre la DSN incriminée à un prestataire extérieur, au fournisseur ou à l'éditeur du logiciel de paie. Cette solution peut aussi être utilisée avec le fournisseur d'autres logiciels qui savent lire, exploiter ou contrôler les données de la DSN.
- Un autre besoin consiste à transmettre la DSN à des fins de contrôles de cohérence des données ou de respect des aspects réglementaires et déclaratifs. Cela permet de faciliter un audit, de s'assurer de l'adéquation entre les données nominatives et les données agrégées, de vérifier le calcul des cotisations ou encore de contrôler la bonne utilisation des possibilités d'allègements ou d'exonérations.
- Enfin, pour des besoins internes, les DSN peuvent fournir une grandes quantité d'informations pour la production de statistiques concernant les salariés, les rémunérations ou autres qualifications. Les DSN peuvent aussi permettre la réalisation de simulations en agissant sur de nombreuses variables.
- Pour anonymiser les données personnelles présentes dans la DSN, il est possible d'utiliser la fonctionnalité de "Chercher/Remplacer" de votre éditeur de texte favori. C'est efficace mais cela deviendra vite fastidieux et particulièrement peu productif, avec toutefois un investissement initial minimum !
- Une autre approche consiste à faire développer un programme spécifique pour réaliser l'anonymisation des données. Il faudra passer le temps nécessaire pour effectuer l'analyse et investir dans la réalisation de ce développement spécifique. Il faudra aussi penser à en assurer la maintenance, car la DSN est une "chose vivante" qui évolue et qui ne nous met pas à l'abri de l'apparition de nouvelles données ou d'évolutions dans celles existantes.
- Enfin, la solution la plus simple, la plus économique et la plus efficace est d'utiliser le logiciel "VISUAL-DS" qui est un logiciel dédié à la lecture et à l'exploitation des fichiers DSN (mais aussi des DADS-U/N4DS). "VISUAL-DS" permet en un clic d'anonymiser les données personnelles d'une ou plusieurs DSN préalablement chargées.
- "VISUAL-DS" permet d'effectuer l'anonymisation des données personnelles de l'ensemble des données de la DSN en un clic. La DSN anonymisée est ensuite exportée dans le répertoire dédié à cet effet. La DSN d'origine n'est pas modifiée et les modifications effectuées durant l'anonymisation sont tracées et peuvent être ensuite consultées.
- L'objectif peut aussi être d'exporter au format Excel une partie seulement des données de la DSN. Dans ce cas, après avoir procédé à l'anonymisation des données de la DSN, il suffit d'utiliser des filtres et d'afficher une "vue" personnalisée des données qui seront ensuite exportées au format Excel.
- Les simulations à partir des données de la DSN peuvent être réalisées par des tiers en respectant les nécessités de confidentialités des données personnelles.
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